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为什么说办公谈判,场所为先?

请人吃饭、与人会谈通常都会选在公开的场合进行。对于邀请人来说,选择什么样的场所大有讲究。因为场所的光芒能够充分展现出主人的形象和身份。

成功人士大都非常善于利用场所来烘托自己。原台湾首富、国泰集团董事长蔡万霖和他的哥哥蔡万春向来都遵循着这样的原则:宁可住大饭店的小房间,也不去住小饭店的大房间。如果要谈公事,就到富丽堂皇的大厅去。在很多商务谈判中,场所的选择往往能够左右谈判的效果。

成功人士选择交际场所的标准是豪华、知名度和高品位。随着中国经济的日益国际化,交际场所也逐渐趋于正统,五星级饭店成了高层社交的中心舞台。不少企业在进行商务谈判或举行签约仪式时都会选择五星级大饭店。在中国内地,越来越多的企业家给自己建立了这样的规则。比如上海荒岛地产工作室的创始人许仰东,在和客人会谈的时候,就喜欢选在五星级饭店的大堂里。

同时,财富人群总是推动着交际场所的不断升级更新,力求更高档、更私密、更新颖。于是,一些让人耳目一新的商务交际场所便呈现出来,游艇、游船就是其中的重要选项。

1993年7月,李泽楷与传媒大王默多克就出售香港卫视的谈判在默多克的私人游艇上进行。后来,李泽楷自己也购买了一艘价值不菲的豪华游艇,经常邀请朋友去商谈和游玩。近年来,在我国东南沿海地区,私人拥有游艇是越来越多,其根本用途就是作为交际和炫耀财力的工具。

对大多数人来说,购买私人游艇的愿望确实有点可望而不可即,那么偶尔租用一下商务游艇,用来招待亲友、答谢客户,就是一种既长面子又可以承受的选择。目前,在黄浦江上,已经有5艘经营性游船对外营业,仅仅1小时的包租费就要2万~3万元。虽然如此昂贵,但是自从2005年9月营业以来,受到了各方人士的喜爱,包租次数大大超出了当初的预计。

本世纪伊始,在中国内地最流行的社交场所当然首推封闭式俱乐部。有代表性的是北京的长安俱乐部、京城俱乐部、美洲俱乐部和中国会(原康熙二十四子的府邸,具有深厚的历史背景和文化气息)。加入这些俱乐部不仅仅要缴纳数万元的注册费和年费,还要具备相应的资格。这种高门槛和严管理,更是增加了它的尊贵指数。在这种场所参加活动或者会客,本身就给自己贴上了一张醒目的地位标签。

据悉,四通董事长段永基从来不去酒店谈事,而是选择长安俱乐部,在他看来,唯有在此地才能享受到家人一般的照顾,而且绝对不会被人打扰。

在场所的选择中,办公室的设计是最不容忽视的一关。办公室是处理一种特定事务的地方或提供服务的地方,是提供工作办公的场所,不同类型的企业,办公场所有所不同,由办公设备、办公人员及其他辅助设备组成。对于个人来说,办公室就是主人与外界沟通的重要窗口,是主人形象的物质化和具体化,直观地体现着其性格与实力,也昭示着本人的地位。

对企业家来说,办公室对他们个人的内外形象都具有特别的意义。这里既是他们企业王国的指挥塔,又是自己的私人宫殿。当下属踏足进来之时,不一样的空间格局就提醒着他们,办公桌后面的方寸之地就是权力的所在。当客人应邀前来时,办公室则像一幅无声的画卷,展示着主人的骄傲和梦想。

作为一种权力与实力的直观表现,企业家的办公室必须与他们的身份相适应。首要的特征就是要大,面积的大小与权力、实力成正比,足够大的空间在彰显主人的统治地位的同时,还能给谈话带来庄严、肃静的感觉。空间的布局也具有细腻的心理提示作用,比如说漫长的走道,过渡性空间与屏蔽物,办公桌正对着来人的方向,桌椅浪费性地摆放在房屋中央,这些看似不经意的地方,无不蕴涵着明显的权力和财力的信息。

在建设位于北京西直门附近的空间蒙太奇大厦时,今典集团董事长张宝全为自己准备了一间办公室。这间办公室的面积有100多平方米,从地板到天花板的高度有7?6米(差不多是普遍房屋的3倍),装修后的高度也有6米。偌大的房间居然没有承重墙,坐在其中,让人感觉到异常的高大空旷。

办公室中央用屏风隔出了一间20平方米的书画室。工作间隙,张宝全经常在这里恣意挥洒一番,写下“掬水月在手,弄花香满衣”之类的诗句。

除了一个硕大的鱼缸、一长条绿得发亮的小叶植物这些摆设之外,办公室里最让人称奇的是,在几盆高大的盆栽绿树上居然挂着几个鸟窝。几只小鸟在屋子里飞来飞去,啾啾地鸣叫。张宝全说:“有一只鸟是2004年上班的第一天自己飞进来的,其他是从花鸟市场买来给它做伴的。”每天一上班,张宝全就先把小鸟解放出来,让它们在屋子里自由飞翔。

张宝全在这里会客时,时常变换谈话地点,让客人全方位感受它的大气与独特。看到这样一幅幅场景,每个来访者都可以想见张宝全在审批完秘书送来的报告之后,舞文弄墨、逗鸟喂鱼的怡然自得。

可见,张宝全的办公室绝不仅仅是一个办公的场所,而是一种向外界、向客人释放信息的工具。通过这个工具,张宝全告诉人们,我不仅有权力、有地位、有财富,我更有文化、有品位、有生活情调。有这样一间办公室,不光是外人看着眼馋,就连他自己也一定是常常自我陶醉其中。

李嘉诚的办公室位于香港中环长江中心顶楼70层。怡人的海港和广阔的海天景象清新辽阔,既壮观又有一丝柔美,若似一幅现代版的江天一色泼墨画,尽收眼底。房间内四壁都以梧桐木板做雕刻装饰,地板上平躺着淡褐色的地毯,大玻璃柜中放置着几件玉器,一幅张大千的泼墨醒目地悬挂在墙上,使人感觉震撼又回味无穷。办公桌上整齐地站着电脑和齐备的办公用具,没有一页纸张无端凌乱地跑出来。这样的布置简洁、朴素,又不失雍容大度,整齐、有序,显示出的唯一信息就是:一切尽在主人的掌控之中。

金庸在香港明河出版社有一间近200平方米的海景办公室。办公室两边窗户占据了半面墙壁,不论是悠然自得地坐在办公桌后,还是巍然屹立在窗前,都让人有无限开阔的视角,眺望窗外那姿态妖娆、典雅豪贵的维多利亚湾。一位到他办公室采访过的记者形容说“窗外湛蓝,高楼巍峨,香港的浮华和浪漫似乎触手可及”。

而沈阳和光商务董事长吴力的办公室,让所有见识过的人都会产生难以磨灭的印象。从门口到他的办公室足有20多米。《IT经理世界》的记者闫文健无限感叹地说:“这不由得令人想到过去臣子们必须穿过一个又一个大殿,在路上一遍遍温习顺从的概念,方能一睹龙颜。”

此外,在商务谈判中,关于办公室以及其他场所的选择和布置还有一些注意事项,如果把握得当,也会为主人的身份增光添彩,展示主人的优势条件,从而有助于谈判的成功。具体内容如下:

1?商务谈判场所应舒适简洁宽敞大气,谈判桌要宽大,座椅、沙发要舒服,环境布置要有商业气氛,没必要为了高雅而故弄玄虚,将谈判场所弄得像个艺术陈列室。

2?在商务谈判中,双方的主谈者应该居中坐在平等而相对的位子上,谈判桌应该是长而宽阔、明净而考究的;其他谈判人员一般分列两侧而坐。这种座位的安排通常显示出正式、礼貌、尊重、平等。

3?如果是多边谈判,则各方的主谈者应该围坐于圆桌相应的位子。圆桌通常较大,也可分段而置;翻译人员及其他谈判工作人员一般围绕各自的主谈者分列两侧而坐,也可坐在主谈者的身后。

4?无论是双边谈判还是多边谈判,桌子和椅子的大小应当与环境和谈判相适应,任何不协调与别扭的随意安排都会给谈判者心理带来压抑感或不适。

5?与长方形谈判桌不同,圆形谈判桌通常给人以轻松自在感。所以在一些轻松友好的会见场所,一般采用圆桌。

6?无论是方桌还是圆桌,都应注意座位的朝向。通常人们总是认为面对门口的座位最具影响力,西方人觉得这个座位具有权力感,中国人则习惯称此座位为“上座”;而背朝门口的座位最不具影响力,西方人一般认为这个座位具有从属感,中国人习惯称此座位为“下座”,因此,在安排就座时要充分考虑这方面的心理习惯,避免发生不愉快,比较合乎社交礼仪的,往往礼待来宾坐上座,否则还不如在第三方场地举行谈判以避讳。

7?如果在谈判中想通过座位的安排暗示影响力,最好的办法是在座位上摆名牌,指明某人应当就座于某处,这样就可对每个人形成某种影响力。按照双方各自团体中地位高低的顺序来排座,也是比较符合社交礼仪规范的。


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