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你在写word文档时是否有过这种体验——基本内容很快写完了，但读起来总是缺少一些感觉？本文作者认为，想要优化文档，需要增加顺滑和吸引力，并总结了9个小技巧，一起来看看吧。
关于word文档里的内容，我们可能会有一种体验：基本内容花费很长时间写完了，但是读起来总是缺少一些感觉。比如你写完之后，可以打75分，但是想把文档改成85分，难道要重新梳理结构吗？
尤其是一些产品介绍、解决方案、建设规划之类的文档，更需要对读者有一定的吸引力。
最近这段时间我也在探索这方面的方法，简单总结了9个小技巧，实践来看有一定的效果。
其实增加的这10分总体来说，就是两个词：顺滑、吸引力。
一、关于“顺滑”的优化技巧
1. 有些名词记得加“引号”
首先，在文档前几部分的背景、现状、整体概述之类的段落中，我们经常会提出一些新词，或者引入一些名词、形容词、比喻词。而这些词汇（尤其是重要名词）需要让读者能够从大段描述中看到。
像写网文这样字体加粗、或者换个颜色，这类方法显然在word文档中不适用，尤其是在段落内部。
所以我的建议是为这些名词增加“引号”。当然，引号也不能滥用，不然也会让段落显得凌乱。但我至今并没有遇到滥用引号的，更多的是不用引号的情况。
2. 把长句子变短
我们经常在解释一些处理逻辑，或者关键定义时，会“自说自话”地把自己的内在理解直接转化成文字，从而形成了一个“大长句子”，自己检查时也不觉得有问题，因为先入为主的你会觉得这段话已经把事情描述清楚了。殊不知这种内容是读者的灾难
读者需要寻找主语、谓语、形容词，还要认真区分其中的转折与前后关联。
举个例子，我们上学时做英语阅读，是不是经常遇到一句话特别地……长，然后我们需要用笔来划分，最终理解（或者猜）这句话的意思。
而大长句子，就是这种效果。所以，我们一定要跳出自己的思维和阅读习惯，把大长句子删减，或者拆成两句来表达。
3. 合理分段
上述提到的“长句子”也可以通过分段的形式提升表现力，当然更需要分段的，是较为复杂的逻辑说明。
我也经常看到一些“长段落”，里面不仅逻辑复杂，在“逻辑连接词”上也存在误用的情况。这种长段落需要我们合理拆分，通过“回车”这个按钮让结构清晰化
同时对于有先后关系的描述，可以采用小编号来强调逻辑和步骤；对于并列关系的描述，可以通过常见的符号来突出逻辑关系。
尤其是描述中涉及到分支、是否之类的嵌套关系，在word文档中如果不注意段落结构，很容易让读者凌乱。
因为我的文档大多涉及到工作内容，在此不便截图说明，但我相信经常写文档的你能够感同身受。
4. 详细的功能说明，只有真正交付的人才会细看
如果我们写的文档不是需求说明书之类的内部资料，建议不要罗列大量的功能说明。
因为这些功能说明很少有人细看，更多是“一扫而过”，通过目录结构，重点词句来了解整个文档的立意。
而且一旦功能说明写的很具体时，即便前面写的很有吸引，在看到细节之后就会又把读者拉回现实。
读完之后的感受可能就是：这不就是个权限管理吗？这不就是个数据报表吗？这不就是个跨部门审批吗？
所以这类的文档，我的建议是简化功能描述，把一级、二级标题改得有吸引力。具体的改法，可以看下文的第八点。
5. 降低冗余
这里主要针对“多种方案”的描述，很多同学会直接把A、B两个方案整体拆分成两个章节。而两个方案中会存在很多相同的功能，这些功能便是“冗余功能”。
对于存在多种提案的文档，我认为重点有两个，一是优劣对比，二是推荐。
如果把多种方案整体拆分，不仅文档“又臭又长”，而且非常不利于对比。所以我的建议是把共性的内容合并起来，只针对差异性内容分章节描述。
分章节描述也有多种方式：
可以针对每个差异功能独立对比（如权限管理：A方案怎样做；B方案怎样做，数据统计：A方案怎样做；B方案怎样做）；也可以直接把差异性内容归类为两部分（如A方案：整体业务流程、权限管理、数据统计分别巴拉巴拉；B方案：整体业务流程、权限管理、数据统计分别巴拉巴拉）；还可以列出一些对比表格，就像我们做竞品分析时一样，结论通过表格对比的形式，筛选重点，体现优劣，非常直观。多重提案的推荐，则是为了让读者更倾向于某一个方案，可以在文档中设计三个方案，把你推荐的放到中间，这也是利用了心理学上的一些技巧。
当然这种方式只能增加概率，并不能保你成功。因为也许对方关注的重点和你不同（此方式摘自《麦肯锡教我的写作武器》一书，感兴趣的同学可以看看我写的读后感 ）。
6. 小细节的词语修饰
有时一个小的连接词，或者修饰词，背后所传达的意思容易对读者造成影响，而我们就是要利用这些细节所带来的影响，让自己的方案显得更“有用”。
比如把“需要”改成“直接”。
前段时间我们团队内部的一个文档里有这样一句话，大致的意思是：
“当用户按照我们的规划做完第一步之后，需要在平台的某个功能进行第二步”。
这句话的问题就出在“需要”这个词上，它会让读者感觉到一丝麻烦、复杂，我还要怎样怎样才能完成这个业务。
然后我把这句话改成：
“当用户按照我们的规划做完第一步之后，可直接在某个功能下进行第二步”。
这样改完之后，就会让读者觉得简单、方便，我只要这样做就能完成。
所以同样的功能，不同的细节词语，传达出来的感受便有很多差别。也许这样修改之后，读者并没有觉察，但这不是我们停止优化的理由。
以上几点，是关于让文档“顺滑”的技巧，下面再介绍三个让文档提升一些吸引力的方式。
二、关于“吸引力”的优化技巧
很多同学写出来的文档，内容上其实没什么问题，但就是觉得“干干巴巴”，没有读下去的欲望，或者读完之后没什么感觉，也没记住重点。
我分析其中的一部分原因在于word文档的表现形式，本就难以让读者对结构有整体的认知，所以首当其冲的优化点，便是让重点更突出。
1. 让重点更突出
我们可以采用不同级别的标题样式，符号样式等方法来突出重点立意：
比如合理分配二级、三级标题，并将标题内容加以润色；比如通过加粗、在段前增加特殊符号来凸显文章结构；比如让重要的一句话单独分段；比如增加重点内容前后的间距；以上技巧都可以尝试一下，选择时候自己内容的方式，让文章的结构清晰展示，把最重要的信息简洁地表达出来。
2. 亮点、口号要押韵
对于一些可行性方案、建设规划、售前材料之类的文档，经常需要提炼优势、价值。
结合第七条，提炼出来的内容也是重点，尤其是一句话、几个词的优势说明，最后能够构成结构押韵、平仄合理的排比式段落。
我也经常看到一些描写价值的章节，拆了很多条，但是每一条都有两三句或者更长。这种形式就很难让读者记住什么，也缺少了感染力。所以对于这类情况，我的建议是几句话的描述可以保留不变，但在每段描述之前，加上几个字的汇总。而且这些汇总可以作为标题突出显示。
比如消息通知功能，提炼标题为“打破场景束缚，一键触达用户”比如跨部门审批功能，提炼标题为“连通跨域协作，提升管理效率”前两天突然灵感乍现，写了7句排比式标题，大致结构是“XX的XXXX，让XX‘随心X’”，感觉是这几年不错的文案。不过本人水平有限，提的建议仅供参考，欢迎你有更好的想法与我讨论。
3. 痛点和现状的区别
最后分享一点最近刚刚发现的问题，在很多产品文档中都会有行业现状、痛点之类的章节。我所理解的这部分描述，其实就是为了找问题，通过现状提炼出痛点，再通过后续的描述和方案来合理地解决这些痛点。
所以现状的描述是为了提炼痛点。
而最近在看一些文档时，经常发现只有现状描述，这样首先缺乏了对读者“引导性”，也容易让后续的方案跑偏。其次准确的“现状+痛点”描述，能够引起读者的共鸣，增加继续阅读的意愿。同时也会让读者在后续的过程中一边看一边思考方案的合理性。
所以，检查一下你的方案，基于现状引出的痛点到底够不够“痛”。
以上9个观点，便是春节前后和团队整理解决方案的感受，希望能对你有些帮助，后续的收获还会持续分享，欢迎持续关注。
三、写在最后
这样改完之后，内容其实没有很大的变化，但文档的整体可读性和结构性都能够提升至少一个台阶。
当然，最近也看了一些写作相关的书，比如前几天的这本读后感中提到了“逻辑连接词”和“把握读者的情绪”，也都是不错的提升方案吸引力的方法，今天不再赘述。
去年也写过关于文档基础规范的总结，对于文档的格式、段落、图片样式、命名规范、错别字等方面分享了自己的想法（五千字总结【文档规范】的基础要求）。
本文在具体的内容上没有给出有价值的建议，当我们通过优化之后还是不能达到满意的程度，那就需要从整体结构和行文立意上重新下一些功夫，而这些内容和自己的行业关联度比较密切，需要各位通过其他方式来精进了。
最后，希望我们的文档都能“一遍过”！
专栏作家
2、员工职业期望怎么写
每个人可能都会对自己未来的工作，岗位有一个期待吧，因为他毕竟是我们不再上学之后的另外一个需要锻炼的地方，所以今天小编就来给大家讲讲员工职业期望怎么写。
操作方法
首先，表明你的立场，如果你是真心喜欢这份工作的话，你就直接了当的表明对该份工作的期待和向往。表明该工作是适合自己的。
其次，你应该表明这份工作能够实现你自身的价值，能够把你的优势发挥出来，在这份工作中，不断提升自己，不断完善自己。
最后，你还要表明这份工作能够给你带来快乐，而不是整天的按部就班，能让你在工作的同时，感到成就感和满足感。
先决定你要怎么样的工作，也就是你需要选好一个适当的目标，然后写在一张白纸上。这个目标没必要一定要出现在你的简历上。有时候，写在自荐信上会更好。如果你知道你想要什么样的工作，在简历上写清楚是不会有害的。但一定要写清楚。目标应该是切合实际的，或者是现阶段你最想要完成的事情，切不可这山望着那山高，需要脚踏实地。
在你的目标下面，列举出你所受过的相关教育和训练。持续的学习和训练说明你有上进心，所以阐明你在基本教育后所受的相关教育。记住要相关的。重写你的工作目标。学历这个东西在人事招聘的时候是非常重要的，学历是块敲门砖，所以要学会抛砖引玉，是金子总会有人发现的，目前为止了很多岗位普遍的是招收大专以上的文凭，所以一定要写清楚你是什么教育程度。
从你现在的工作开始倒退，把你所做过的工作都列出来。包括公司名和地址和职位。描述工作细节。在每个你以前做的职位下写上你的职责。参照你前面所抄的工作描述。不过不要写的象散文或范围太小。成功经历。写出来给你未来的雇主看。多用数字，数字总是很有说服力的。并且你的工作目录还需要显而易见。
做适当的筛选。现在你已经有很多字在白纸上了，回到每个工作中去，考虑那些确实与你的目标是有关的。删去那些无关的，甚至可以是整个工作经历。记住，你的简历是一张让你跨进门的名片。只写与目标有关的事。
加入关键字。。现在许多都用e-mail和可扫描的简历。所以你的简历应多含有关键字。关键字将会用在数据库里以便查找。不要用不切实际的词。要想让别人看见你，你需要尽你最大的才智想一想最好的关键字可以体现你的优点并且不让HR感到反感。
建立清晰的合理的句子。现在开始把你前面所记录的工作经历等组织成段。把有关联的东西组织在一起并使它们更吸引人。在句子中多用动词以加强说服力；不时的用一些关键字；可以翻书或请教朋友，让你的简历变完美。人靠衣装马靠鞍，那你的文字是什么样，就得靠你自己去修饰啦。
重新组织。保持逻辑性完整有可读性。这个就需要是使用你的语言组织能力啦，逻辑要清晰易懂，因为你的这些东西不仅仅是给你自己看的。
加上相关的条件。想一想你还有什么优势与这工作有关，把他们加到简历末尾。如执照、证书、协会等。如有相关兴趣也可能会有用。
简短说明。你应该在简历开头部分用四五句话写上你个人能力的概况和特殊技巧等不易加入到工作描述中去的东西。。写简历也是一门科学，有条件的话可以找些人来帮忙，这会更好。
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