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6个工作汇报技巧(啰嗦半天没讲重点)

上个月我们部门来了一个新人小王,在我看来他各方面表现都不错,但是月底汇报的时候却出了问题。

小王说,汇报的时候说到一半,老板就很不耐烦地让他出去了,所以他也不知道问题出在哪里。

我让他重复了一遍汇报内容,很快就发现了他的问题,他是这么说的:

“上个月我和部门其他同事一样,写了一个月稿子,产出还可以。但是中间出了点问题,我电脑坏了一下,所以我中间又去找人修了电脑...”

我哭笑不得地打断了他这个满是雷点的工作汇报,但又不禁回想起自己刚入职场时候的样子。

“没逻辑,没重点,啰嗦重复...”

作为一个职场老玩家,对于工作汇报,我还真有不少建议。

6个工作汇报技巧(啰嗦半天没讲重点)(1)

一、老板想听什么样的汇报?

马克.麦考梅克曾说:

“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作;相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”

汇报工作是你职场晋升的垫脚石。

在汇报前我们要明确你的汇报对象是谁,其实工作汇报和写文章一样,是面向读者的,只不过这个读者是老板,所以重点在于我应该做他想听的汇报,而不是自我感觉良好。

那么老板想要的听的汇报是什么样的呢?

(1)逻辑清晰的汇报

逻辑清晰是工作汇报的基本前提。

我之前有个同事,每次汇报工作都不提前准备。

要么站在办公室一通乱说,想到哪里说到哪里,要么就是说不出话,等着老板来提问,没有条理,更没有逻辑。

领导曾公开在会上说过:“一个人汇报工作的态度就是他工作的态度。”

果不其然,同事他的工作状态与汇报态度非常相似,做事没有主次,对时间也没啥观念,工作完不成是常态。

逻辑是一份汇报的骨骼,是必不可少的一部分。

(2)抓住重点的汇报

鲁迅说过:“时间就是生命,无端空耗别人的时间,其实是无异于谋财害命的。”

身为一个公司的老板,肯定每天有很多公务缠身,不可能抽出很多时间来听你做汇报。

如果你的汇报里面废话连篇,那必然会被嫌弃。

有人曾询问马克·吐温:“演说是长篇大论好呢,还是短小精悍好?”

马克·吐温没有正面回答,而是讲了这样一个故事:

一个礼拜天,他到教堂去,适逢一位慈善家正用令人哀怜的语言讲述非洲慈善家的苦难生活。

当慈善家讲了5分钟后,他马上决定对这件有意义的事情捐助50美元,当慈善家讲了10分钟后,他就决定将捐款减至25美元。

当慈善家继续滔滔不绝讲了半小时之后,马克·吐温又决定减到5美元,慈善家又讲了一小时后,拿起钵子向大家哀求捐助,并从马克·吐温面前走过的时候,马克·吐温却反而从钵子里偷走了两美元钱。

这个故事的真实性我们不讨论,但的确说明了一个问题,语言的简练程度对于你说话的具体内容有很大的影响,在时间如此宝贵的职场更是如此。

言不在多,达意则灵,抓住汇报重点,简洁不罗嗦,才能达到最好的效果。

在汇报工作中突出重点,要注意以下几点:

比如用数字精准汇报。

比如不用“还不错”,“还可以”这种模糊性的词;

比如突出项目任务而不是日常琐碎工作。

(3)有具体建议的汇报

汇报工作的目的是为了明确问题解决问题,而不是撂挑子。

根据汇报的内容,你发现了什么问题?你将要怎么解决?

汇报并不只是汇报“你做了什么”,更要汇报“你将要怎么做”,也就是要给出具体的思考建议方法论。

描述状态,充其量说明你有消息汇总的能力,但给出建议才说明你有总结思考的能力。

6个工作汇报技巧(啰嗦半天没讲重点)(2)

三、把握三点汇报原则,让工作被领导看见

说了这么多,那我们应该怎么做才能做出合适的汇报呢?

(1)抓准时机

虽然汇报工作最重要的是内容,但是一个合适的时机也可以让你的汇报锦上添花。

加拿大心理学家德比·莫斯考维茨曾根据人一周的行为规律画出了一副一周工作节律图。

节律图的大意是在一周的时间里,前半部分,人的精力属旺盛期,行为比较严苛、冒进。而一周的后半部分,人的精力开始下降,更倾向于通融。

因此,周五是汇报工作的最好时机,如果具体到一天中的话,最佳的汇报时间就是上午10点。

因为上午十点,老板基本上刚处理过事物,当下处于比较放松的状态。

此外,如果赶不上最佳时机,也最好不要踩到最差时机。

周三作为一个不上不下的尴尬时期,非常不适合做工作汇报,因为这一时期,属于压力堆积期。

当然,如果你有指定的汇报时间,那自然是应该按公司的安排走。

总而言之,想让汇报更有成效,把握黄金时期非常重要。

(2)结论先行

在汇报时我们经常陷入这样一个误区:不停描述过程,直到描述完成后,才把结果娓娓道来。

但实际上,老板思维和员工思维是完全不同的,员工重过程,往往会在不自觉中强调自己的付出,但老板的思维一般来说是结果导向型,结果才是他想要听到的东西。

所以,我们在汇报工作的时候必须优先把结果首先摆上台面。

因为,先过程后结果的话,老板的重点在于等“结果”,对方不耐烦的可能性很大。

而先结果后过程,对方就不用等了,也就有更多的耐心来听“过程”。

比如在汇报一项任务的完成进度的话你可以直接说完成或没完成,又或者进行到哪一步了。在哪一个阶段有哪一个无法解决的具体问题。

不要一上来就,我们做了多少天,费了多少人力,这不是老板首先需要了解的信息。

6个工作汇报技巧(啰嗦半天没讲重点)(3)

(3)KPT汇报法

前面我们提到过,在汇报时,我们不能只讲现象,更要给出具体的结论建议,那么,我们具体该怎么做呢?

我推荐KPT汇报法。

KPT分三步走:有成果,有问题,更要有方案。

K是指KEEP,保持的意思,也就是对于你现在工作的描述,

P是指Problem,问题的意思,也就是在汇报时描述工作中出现的问题,

T是Try,也就是最重要的一步,试着给出建议,解决问题。

拿我的工作举例:

第一步,我这周的任务完成情况:稿子完成数量是多少,不同阅读量级别的分别有多少,分发情况如何。

第二步,我在这段时间内遇到了哪些问题:稿件框架不熟练,标题总抓不住关键词。

第三步,针对这些问题,我该怎么做:多参考别人的框架,进行标题训练。

利用KPT进行汇报,逻辑清晰,事半功倍。

四、写在最后

身在职场,无论做什么都应该讲方法求技巧,即便是一个小小的汇报总结,也大有学问。

做老板想听的汇报,逻辑清晰,语言简练,有建议有思考。

用正确的方式汇报,学会卡时机,重点说结论,使用KPT工作法。

工作汇报,学问很大,做起来却很简单。


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