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如何主持会议?,如何主持会议范文

本文主要讲怎样主持会议?,相信很多朋友对于如何主持会议?,如何主持会议范文,怎么主持会议,会议又说些什么等问题有很多不懂的地方,今天蒸乌鱼就来谈谈如何主持会议?,如何主持会议范文。

这里讲的会议特指工作会议,如晨会、需求评审会之类的。这样的会议,需要每个人参与,目的是达成共识。

那为什么需要主持人呢?大家一起讨论不可以吗?

答案是不行。

如果你是部门领导,在开会之前, 一定要做一件事。就是把主持人和决策人分开。为什么呢?因为如果你身兼两职,既是裁判,又是运动员,那所有人都会等着你说,结果就是你成了一言堂。所以,开会的时候设立主持人是有好处的。

那如果你是主持人,你会怎样主持会议呢?carry全场(带动全场)?NO, 你要的只是hold全场(把控全场)。

当你是一个会议主持人的时候,你一定要时刻提醒自己,我是一个牧羊人。 主持人更多维持会议的规则,在会议偏离主题的情况下,拉回来的。

牧羊人有什么特点?第一,他有个目标:要把所有的羊,赶回羊圈去。

第二,他有责任感。羊肯定是会乱跑的,会议也一样。你最大的敌人,是人们的天然会发散的注意力。发散其实没什么不好,创意工作非常需要发散的思维。但是,有发散就要有收拢。别忘了,你是牧羊人,你要把羊送回羊圈里。

有一个很普遍的错误就是,很多人把主持会议当做了自我展现的机会。要是有个以展现自我为目标的主持人,这场会议肯定很难进行下去,因为所有人的时间都用来看你瞎嘚瑟了。你浪费别人的时间来表演自己,那你不仅没有加分,还会让所有人都反感你。即使有个别领导挺喜欢,觉得这个年轻人不错。但你的其他同事,都会因此特别讨厌你。

好,讲完了误区。接下来,我们看应该怎么主持一个会议呢?

我总结了一个公式:主持会议 = 设计+控场

首先,主持会议不是靠话术,而是行为设计。

语言只是众多沟通方式中的一种,你还可以用各种各样的方式给参会者施加影响,也就是控场。如果你设计得好,主持人是可以近乎隐形的。就像牧羊人一样,要是设计得好,牧羊人可以一天什么都不用干。

那问题就来了,怎样才能把一个会议设计得好呢?

第一步,你要清楚会议的目标是什么,你应该用什么方式去实现这个目标?

目标不同,我作为主持人和参会者的沟通方式是不一样的。这种沟通方式也绝不仅限于语言。

行为设计有四招

第一招:设计场地

场地就是一种沟通方式。所以第一招,你可以先来设计会议的场地。

比如晨会一般都是站着开的,每个人汇报昨天完成的事情,遇到的问题和今天的计划以及需要的帮助。这要求我们具体简洁的抛出问题。如果是坐着开的需求会,相对就需要大家碰撞想法,更多表达自己的意见。如果是出去度假开的,那目的就是促进团队感情的会议。

第二招:设计时间

平常9点上班,你把开会时间定在8点,说明事情很紧急。如果你说:“咱们这个会安排到下班以后,大家都先跟家里打个招呼,可能会很晚。” 这里的潜台词就是:“我们要充分讨论,不怕耗着你们,一直耗到大家达成共识为止。”

第三招:设计环境

比如开会的会议室都准备了桌子,并摆上了纸币,那说明会议是需要讨论或记录重点的。

如果你提前把会议材料放到桌上,并提前给大家发了邮件。那说明这次会议是需要大家提前准备的。

你平时穿得挺随便,主持会议那天穿了一身西装,别人就能从这个姿态中,解读出你的态度。更关键的是,你的态度,会影响到所有参会者的态度。

第四招:设计规则

还有一种沟通方式,就是对规则的设计,在会前要立规矩。

当年联想的创始人柳传志先生,在联想定了一个规矩:开会不能迟到,迟到就罚站 1 分钟。从那之后,不管谁迟到,通通要在门口罚站一分钟。他自己迟到,也甘愿受罚。有一次,他的一个老领导迟到了,那他怎么办?如果柳传志说:“迟到该罚,我作为晚辈,替你罚站吧。”这样行吗?也行,但效果没有那么好。

我跟你说说,柳传志是怎么做的。柳传志对老领导说:“根据规矩,您也得罚站。不过,今天下班后,我到您家也给您站 1 分钟。”

他的领导真的罚站了 1 分钟,当时,他坐着出了一身的汗。

为什么柳传志要这么做?他这么做,其实是在给会议主持人赋能。这么一罚完,所有人都会知道,不迟到是一个刚性要求,谁都不能幸免,必须遵守。所以,会前立规矩,是个特别好的规范行为的方式。比如,你担心大家不认真参与会议,老玩手机。那你可以在会前,给每个人一个信封,让大家把手机放进去,接着说:“这个会议特别重要,第一,要保密。第二,要保证效率。来,大家把手机交出来。会议期间,咱们谁也别看手机。“

只要你是在会前立规矩,这招就特别好使。你可以根据你的目标,来设计不同的规则。

如果你没有什么特殊目标,这里我给你推荐一下三星公司的开会法则,这是我从宁向东老师那学来的,里面全是大家普遍认同的一些准则。

下次你作为会议主持人,开场就可以把这张“三星开会法则”投影出来,告诉大家:“这是世界 500 强公司公认最好的开会方法,咱们今天的会能不能以此为目标?”你这么一说,所有人的紧张度一下子就被你调动起来了。

讲完会议涉及,我们再来看控场。控场有四个要领。

第一,会前积极跑动

比如,你平时想和领导沟通挺难的。但如果你要帮他筹备一个会议,你就可以去和领导聊聊:

“您希望这个会怎么开?”

“我作为会议主持人,您给我提提要求?”

“有什么需要我特别注意的?”

“您有什么想强调的?”

“您希望会议多长时间内结束?”

另外,一个会议,你一定要在会前和最大的领导达成共识:

“您有多少时间?”

“您的发言安排在什么时候?是开头先说,还是后说?”

如果你不跟领导提前沟通,就先请领导发言讲话,领导很可能会当场怼你:“我没啥要说的,我今天也是来参加讨论的。” 要是领导说了这样的话,你主持人的威信立马就没了。 或者,你没有提前协调好领导的时间,你的会议开到一半,领导就离开去下一个会了。那所有人都接收到一个信号,那就是领导并不重视这个会,你这个会开得就很失败。

这里,我给你准备了一个会前和领导沟通的清单,你可以看一看。

除了和领导沟通,会前你还需要做什么?

你要制定会议的议程,并且把这个议程和主要参会者都沟通一轮。如果一个会议有多个议题,你还要确定这些议题的优先级。最重要的事 放在议程第一项,让大家在精力特别集中、所有人都在场的时候讨论。这个优先级的设置,也能影响会议的成败。

如果你需要其他人配合带动气氛(气氛组已准备)。那在会前得沟通好。

第二,开场自我赋能

要想说好开场白,重要的是理解开场白的核心目的是什么?是自我赋能,是给所有人传递一个强烈清晰的信号:让所有人认同你作为主持人的权威。权威的意思不是你们都得听我的,而是要听我定的规则。关于这件事,我见过最厉害的人,是风险投资界的大佬,经纬中国的创始人张颖。我第一次认识他,是他带着团队到我们公司来见我(脱不花)和罗胖。一般会议都是会由主人主导,对吗?但大佬就是大佬,张颖坐下就说:“大家时间都挺忙的,创业者都不容易。咱们定下来,今天就谈一个小时。一个小时候结束,我们就走,好吗?”

你看,界定了时间,本质上就界定了谈话的节奏和范围。他一个客人变成了控场的主持人,这就是自我赋能。

有句话说的特别有道理:开会的时候,谁率先把马克笔拿在手里,谁就掌握了主动权。

所以,好的开场白一定不能废话,要直接宣示会议目标。可以是时间上的目标,也可以是议题要达到的目标。

第三,会中敢于干预

会中有几种场景比较常见

一、大家都不说话。那主持人就要想办法让大家活跃。比如给大家分组,让大家按照某些问题去讨论解决方案。这让我想起了,幼儿园的家长会。大家都挺安静的。用这种强制的方式让大家进入一种发言结构里。

二、跑题的场景。怎么把话题拽回来?这种问题比较常见,我给你说三个技巧

1、提时间。我们只剩下20分钟会议时间了。请讲重点。

2、叫暂停。“大家先暂停一下,重新看看我们定下的会议目标,咱们刚才的讨论,是不是还朝这个这个会议目标在进行。”

3、吹犯规。发散往往是因为有人不按照规矩发言。比如一个人老是跑题,或者老打断另外一个人发言,把话题带偏了。这样的话,如果咱一开始定的规则,是任何人发言不打断。那你就要敢于提出来,指出对方犯规了。

三、会议超时。“关于这个议题的讨论先到这吧。咱们刚才说了,只讨论这个会议议程当中的问题。超出会议议程的问题,咱们记在会议纪要里,另外组织一个会议。” ,不要想在一个会议里解决所有问题。

第四,结束语定调

有的会议最后一个环节是领导发言,但领导发言后。主持人还需要做一个总结。这个总结要求特别高,但本质上是需要你口述会议纪要,没有态度,不掺杂感受,就事论事就行。

这里有三个技巧

第一个技巧,你要在每个环节都形成结论,否则最后这个总结就没法做。

第二个技巧,你要提醒自己,总结的时候一定要把所有人都纳入进来,把这个会变成所有人的事。

第三个技巧,如果你有一些想法想表达,不能利用这个时间来表达。你可以在宣布散会那一瞬间,马上说一句:“我现在也不是主持人了,我谈谈我的感受。”这时候,你的表达可以很随意,因为毕竟已经宣布散会了。你也可以把你自己的一些学习感受、对其他人的正面反馈、一些正面的情绪表达出来。

【one more thing】

我们简单讲讲怎样做会前寒暄?

我们都知道,从进会议室,到会议正式开始之前,有一小段时间。大家都坐着干等会议开始,大眼瞪小眼的,很尴尬。这个时候可以和领导同事聊点什么呢?

第一个提醒,千万不要议论待会开会的内容。为什么?因为大家并没有全到,你在这开小会,特别容易导致信息不对称。所以,会前寒暄只能是和会议无关的内容。

第二个提醒,不要在开会之前聊自己的私生活。比如,昨天看了一场电影,孩子在幼儿园表现等等。马上要开会了,你最好只聊和工作有关的事。

第三个提醒,你可以提前准备几个问题,利用这个机会,跟同事们发起一个请教。“听说你们团队最近校园招聘特别成功,招来的几个人都很好,能和我说说是怎么做到的吗?”“听说那个特别难搞的客户,和你们续约了,太厉害了,你能说说你是怎么干的吗?”你看,通过这样一个请教,你就完成了开会前的寒暄。

资料来源:《脱不花·沟通课》节选

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