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内容导航：1、电子公文归档与管理要把握好“三个关键”2、电子公文的处理：电子公文的七大问题1、电子公文归档与管理要把握好“三个关键”
电子公文是机关单位最为普遍的一类电子文件。推进电子公文归档与管理工作，对于实现电子公文全程管理、打通机关单位信息化建设“最后一公里”具有重要意义；同时，也可以触类旁通，为其他类型电子文件管理提供借鉴。开展电子公文归档和管理工作，要按照《党政机关电子公文处理工作办法》、《党政机关电子公文归档规范》(GB/T39362-2020)和《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)等要求，把握好“三个关键”。
把握好系统这个关键前提
电子公文归档与管理要基于电子公文系统、归档接口和电子档案管理系统实现，即由电子公文系统对电子公文进行收集和整理，通过归档接口将数据移交给电子档案管理系统，再由电子档案管理系统接收并进行管理。三者各有分工，协同配合，缺一不可。
从功能要求上来说，电子公文系统要会“整”，具备归档功能，通过内置分类方案、归档范围与保管期限表等工具和整理规则，能够按照档案管理要求自动或半自动完成电子公文及其元数据的收集与整理工作；归档接口要会“交”，能够通过信息包方式实现数据交换，以在电子公文系统设计推送接口或者在电子档案管理系统设计捕获接口的形式，将电子公文及元数据移交给电子档案管理系统;电子档案管理系统要会“管”，能够完成接收并基于系统开展之后所有的业务管理工作，如保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交等。这些功能能不能实现、实现得好不好会直接影响电子公文归档和管理工作水平。比如，完善的系统能够以“最多点一次”的方式实现一键归档、一键移交或者在系统后台自动完成检测、登记等，但未经优化的系统需要复杂操作才能完成一项简单任务，工作效能高下立判。因此，要高度重视系统这个关键前提，以智能化、智慧化为目标把系统建设好，以尽可能少的人工干预保质高效完成电子公文归档和管理工作。
把握好归档这个关键流程
在电子公文归档和管理工作中，电子公文归档对于电子公文真实性、完整性、可用性和安全性至关重要，是一个关键流程。在这个流程中，电子公文经过文件收集、文件整理、文件移交和档案接收4个环节12个步骤，实现了电子公文的规范整理，完成了从文件到档案的转变。归档工作是否符合要求，关键要看收集是否齐全完整、整理是否规范有序、移交接收是否经过检测和登记。具体可以从7个方面进行验证：
一看文件，要求合法有效。要求形成的电子公文具备规范的格式、电子印章，具有国家规定的公文样式和生效要件。即要求电子公文具备与之前运转纸质公文同样的“红头红章”。二看收集，要求齐全完整。即电子公文的稿本和元数据都要齐全完整。具体来说，收文要有正本、文件处理单，发文要有正本、文件处理单、定稿、历次修改稿（限于法律法规等重要文件）以及保留办理过程全部修改信息的留痕稿，且“不能多不能少”;元数据要具有GB/T39362-2020元数据基本集的10项必选元素，“可以多不能少”。三看格式，要求版式固化。除了留痕稿、其他无法或不宜转为OFD版式的附属文件可以保留原格式（比如WPS、DOC、WAV等）外，其他稿本文件均以OFD版式归档。这些稿本一般保持多个独立文件形式，不建议合并为单个OFD文件，避免给利用、信息公开等工作造成麻烦。格式不符合要求的，应当进行格式转换。四看整理，要求规范有序。按照《归档文件整理规则》(DA/ T22-2015)要求对电子公文进行组件、排序等。可为一件的来文与复文一般独立成件，便于管理。五看封装，要求结构科学。封装类似于传统档案管理中的“装盒”，即将整理完毕的电子公文和元数据封装为归档信息包，既固化整理结果又方便交接。归档信息包要与档号实现“三结合”，以档号结构逐级建立文件夹；最低一层文件夹以档号命名；文件夹内的元数据XML文件、各个稿本文件均以档号为基础命名。六看检测，要求四性通过。即按照《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T70-2018)完成对归档信息包真实性、完整性、可用性和安全性检测。七看登记，要求交接合规。登记是电子公文由文件转为档案、管理权限发生转移的重要节点，需要根据情况按批次或按件形成固定样式的《电子文件归档登记表》，待双方签章或签名确认后完成归档工作。需要注意的是，上述7项要求包括登记在内都应当由系统自动完成，工作人员只需要对系统结果进行检查、确认即可。
把握好管理的关键要求
在完成归档以后，电子公文管理任务主要集中在两个方面：完成日常档案业务工作；解决长期安全保存问题。
完成日常档案业务工作主要包括利用、统计、移交、鉴定、销毁等管理要求。其中，利用应当遵守既有利用规则和国家有关信息安全、保密规定，允许利用者在权限范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。移交可以参照前述归档工作，按照《电子档案移交与接收办法》和同级国家综合档案馆的要求执行。鉴定、销毁等工作应当按照传统档案管理工作有关要求和程序进行，销毁时应彻底删除电子公文，并在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动。利用、移交、鉴定、销毁要建立完善、可行的工作流机制，通过预先设计好的条件和流程开展工作，不再依赖线下支持。
解决长期安全保存问题主要包括存储、备份、转换与迁移等管理要求。存储要求采用规范的存储结构，基本要求与归档信息包一致，以保证电子公文不依赖特定管理系统仍旧可以维持整理结果和关联关系。备份要求统筹制定备份方案和策略，对电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等实施近线备份、离线备份，有条件的可以异地进行容灾备份。转换和迁移是在存储格式存在风险、离线存储介质需要更换、系统升级改造等情况下转换载体、转换格式，或者从一个系统转移到另一个系统的过程。转换迁移工作应当参照《信息与文献——数字档案转换和迁移过程》（ISO13008-2012）等标准实施。
总之，电子公文归档和管理是基于系统、在线完成的档案管理工作，要坚持管理与技术并重，兼顾业务和信息化需求，把握好“三个关键”，推动工作尽快取得新成效。
文章来源：数字档案管理
2、电子公文的处理：电子公文的七大问题
电子公文的七大问题
七大问题之一：对电子公文的性质和作用认识不足
长期以来，一些人将公文处理电子化误认为就是办公室内的文字处理电脑化，不少领导干部习惯于传统的办公方式，至今不会使用或不愿意使用电脑和网络，认为这是办事人员的事情，不能从根本上认知信息化、电子化给传统政府办公方式带来的革命性转变，造成机关办公自动化、公文电子化链路的中断，使无纸化办公无法推进。
七大问题之二：系统功能单一，层次不高
电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。在办公自动化系统中，公文处理是较为复杂的一个子系统，其复杂度体现在两个方面：首先公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统，从纵向看，公文系统被多级组织共同使用，从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点;其次公文处理流程具有多样化特性，一般来说，不同组织级别的公文处理流程不同，由于受到多方面因素的影响而变得复杂多样。
总之，目前电子公文处理系统设计方案还没有完全走出传统公文处理思维方式，在公文流程上一味用电脑软件去模仿传统的手工处理模式，不重视软件的开发和办文业务流程的再造和整合。
七大问题之三：安全隐患不容忽视，保密观念还需加强
电子公文的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，容易使人产生思想上的麻痹。过去的“锁好柜”、“关好门”、“看好人”的保密措施已难以适应时代的需要。一些机关、单位对纸质公文的保密很重视，而对储存在软硬盘上的电子公文则随意处置，更谈不上进行保密管理。另一方面，电子公文在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成公文失密、信息被盗、被删除或被改写等严重后果，对电子公文安全性的担忧，在很大程度上遏制了公文处理电子化的推广。
七大问题之四：资金投向失衡，开发与应用脱节
对电子公文的开发和利用还缺乏正确的认识，重硬件、轻软件，重建设、轻应用，重网络、轻信息的现象仍然比较突出。长期以来政府信息部门的.大量建设资金投入到硬件设备上，应用部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技术。
公文处理电子化要求对传统的公文处理业务规范化、数字化，这需要做大量基础性的工作，如规范办文流程，对现有的一些公文处理格式化、标准化，制定系统代码、系统分类等。而目前，管理者、应用者、技术人员三者之间缺乏业务的沟通、协调和融合，以至于出现有些系统开发出来后从来就没有被应用过的现象。
七大问题之五：规划滞后，标准不统一
目前与公文有关的国家标准或办法主要有《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《国家行政机关公文处理办法》，都是针对纸质公文制定的，虽然对电子公文也有所考虑，但这方面的规范还十分简单和粗疏，无法适应公文处理电子化的需要。一些机关、单位在管理电子公文、设计公文处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成新的重复建设，资源不能共享，给今后电子公文传输和系统整合留下了难题。
七大问题之六：复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善
实施公文处理电子化，需要既熟悉公文处理业务，又掌握现代信息技术的复合型人才。电子公文处理系统将公文的制发、审签、运转、传输等各个环节电子化、网络化，这就要求各环节、各部位人员，包括审核、签发文稿的领导同志，都能够掌握电脑操作技能。现有机关工作人员大多限于知识储备的不足，对较复杂的电脑应用和信息系统的管理难以适应。
七大问题之七：电子公文立法空白，效力难以认定
目前我国电子公文尚不具备与纸质公文同等的法定效力，这已经成为无纸化办公和电子政务发展的瓶颈。政府公文的电子签名、电子签章、电子指纹等从技术上讲，已经不成问题，但其法律地位还没有确认;从网络上下载的公文，权威性不强、可信度不高，尤其是作为法律、法规、政策依据提供使用时，效力难以认定;另外，如果仅仅是电子公文，在归档时也不被认可。这些问题如果迟迟不解决，电子公文将继续停留在现有的水平，难以有根本性突破，电子公文与纸质公文“双轨”运行，无纸化运行就难以实现。
电子公文的七大问题
七大问题之一：对电子公文的性质和作用认识不足
长期以来，一些人将公文处理电子化误认为就是办公室内的文字处理电脑化，不少领导干部习惯于传统的办公方式，至今不会使用或不愿意使用电脑和网络，认为这是办事人员的事情，不能从根本上认知信息化、电子化给传统政府办公方式带来的革命性转变，造成机关办公自动化、公文电子化链路的中断，使无纸化办公无法推进。
七大问题之二：系统功能单一，层次不高
电子公文处理系统就是利用电脑网络功能，实现从公文的起草、审核、批示、分发及来文登记、归档、承办、传阅等一系列综合性的公文流转全程管理。在办公自动化系统中，公文处理是较为复杂的一个子系统，其复杂度体现在两个方面：首先公文系统是一个纵向、横向交错的综合结构的系统，从纵向看，公文系统被多级组织共同使用，从横向看，公文系统被同级的多个职能部门共同使用，不同组织级别的公文系统具有不同特点;其次公文处理流程具有多样化特性，一般来说，不同组织级别的公文处理流程不同，由于受到多方面因素的影响而变得复杂多样。
总之，目前电子公文处理系统设计方案还没有完全走出传统公文处理思维方式，在公文流程上一味用电脑软件去模仿传统的手工处理模式，不重视软件的开发和办文业务流程的再造和整合。
七大问题之三：安全隐患不容忽视，保密观念还需加强
电子公文的出现，使秘密的载体发生了革命性变化，信息传播从“有形”走向“无形”，容易使人产生思想上的麻痹。过去的“锁好柜”、“关好门”、“看好人”的保密措施已难以适应时代的需要。一些机关、单位对纸质公文的保密很重视，而对储存在软硬盘上的电子公文则随意处置，更谈不上进行保密管理。另一方面，电子公文在网络环境中传播和存储，极易受到黑客攻击，造成公文失密、信息被盗、被删除或被改写等严重后果，对电子公文安全性的担忧，在很大程度上遏制了公文处理电子化的推广。
七大问题之四：资金投向失衡，开发与应用脱节
对电子公文的开发和利用还缺乏正确的认识，重硬件、轻软件，重建设、轻应用，重网络、轻信息的现象仍然比较突出。长期以来政府信息部门的.大量建设资金投入到硬件设备上，应用部门缺乏信息收集、更新、深加工的专项资金和技术。
公文处理电子化要求对传统的公文处理业务规范化、数字化，这需要做大量基础性的工作，如规范办文流程，对现有的一些公文处理格式化、标准化，制定系统代码、系统分类等。而目前，管理者、应用者、技术人员三者之间缺乏业务的沟通、协调和融合，以至于出现有些系统开发出来后从来就没有被应用过的现象。
七大问题之五：规划滞后，标准不统一
目前与公文有关的国家标准或办法主要有《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)和《国家行政机关公文处理办法》，都是针对纸质公文制定的，虽然对电子公文也有所考虑，但这方面的规范还十分简单和粗疏，无法适应公文处理电子化的需要。一些机关、单位在管理电子公文、设计公文处理软件时，往往各行其是，自成系统，采用的标准也各不相同，造成新的重复建设，资源不能共享，给今后电子公文传输和系统整合留下了难题。
七大问题之六：复合型人才缺乏，公务员知识结构亟待改善
实施公文处理电子化，需要既熟悉公文处理业务，又掌握现代信息技术的复合型人才。电子公文处理系统将公文的制发、审签、运转、传输等各个环节电子化、网络化，这就要求各环节、各部位人员，包括审核、签发文稿的领导同志，都能够掌握电脑操作技能。现有机关工作人员大多限于知识储备的不足，对较复杂的电脑应用和信息系统的管理难以适应。
七大问题之七：电子公文立法空白，效力难以认定
目前我国电子公文尚不具备与纸质公文同等的法定效力，这已经成为无纸化办公和电子政务发展的瓶颈。政府公文的电子签名、电子签章、电子指纹等从技术上讲，已经不成问题，但其法律地位还没有确认;从网络上下载的公文，权威性不强、可信度不高，尤其是作为法律、法规、政策依据提供使用时，效力难以认定;另外，如果仅仅是电子公文，在归档时也不被认可。这些问题如果迟迟不解决，电子公文将继续停留在现有的水平，难以有根本性突破，电子公文与纸质公文“双轨”运行，无纸化运行就难以实现。
电子公文的七大问题
电子公文处理程序
1、 要采用全面沟通的处理程序。就是上下左右全方位沟通，相互匹配。收文、办文、核稿、送审、签发、存档等各个环节同处一个系统，既能收得了、发得出，又能改得了、退得回；既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。同时，还应考虑到公文信息公开的需要，设计预留与互联网连接的功能。
2、 要采用自动生成的处理程序。就是实现公文格式自动生成。一是行政机关各类文种格式的自动生成。二是16个格式要素的自动生成。
3、 要采用高效运作的处理程序。就是多功能高效运作。在收文阶段，秘书部门对来自多方位的公文，通过计算机对登记、分发、阅审、办理、归档五个环节自动进行显示、排序、查询和流程跟踪。在办文阶段，办文处室通过计算机对秘书处等有关处室、上级领导和有关部门传来的办件，进行拟稿、审核、会签、签发，并对办文过程进行流程跟踪监控。在发文阶段，利用政务网实现全方位传送。在归档阶段，计算机按照档案部门的规定建立数据库，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理。在各阶段工作环节上，设计错件追回、工作移交、工作授权等功能。
本文关键词：电子公文的处理方法，电子公文处理的五个环节，电子公文的七大问题有哪些，电子公文的处理选择题，电子公文管理包括哪三大块。这就是关于《电子公文的处理，电子公文的七大问题（电子公文归档与管理要把握好“三个关键”）》的所有内容，希望对您能有所帮助！