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没有任何工作经验的跟单员应注意的事项?

一、跟单员职责:

1、跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户,收回应收回的款项。

2、同新、旧客户保持联系增加沟通,啦解客户所需。

3、接收客户的投诉信息,并将有关的信息传递到公司的有关部门。

4、控制、啦解市场信息,开发新的客源。

5、做好售后服务。

二、跟单员在收到订单后要做的工作:

首先谈接单的办法

1、客户到厂下单有:电传下单、邮寄下单、电话口头下单等多种多样,每张订单的下法不同,我们跟单员都应留意将它们转成书面订单。

下单时,我们要留意在各地方存在的问题。举例:颜色、数量等。

2、订单的审查

每张订单都是不同的花型、不同面料、不同工艺,甚至设备也不一样。首先,要看我们目前的程度能否达到客户的要求,这是关键。

要分清此单是加工单还是OP单。

3、开生产单、流程卡

每张单开时,一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前,应向仓库啦解生产原资料是否足够本单的生产。

4、生产进程中,如有意外情况不能满足客户的要求时,一定要及时将情况反映到公司最高层,找到解决的方法。

5、小样

打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求,同样也是大货和产的依据。通常情况是按正常的手续,小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。

6、修改定单

通常情况是要求跟客户重新下单,跟单员重新开单交生产部生产。

当客户提出取消定单时,跟单员一定要收回旧的材料(生产单、流程卡)。

7、大货生产出来后,还应该按排出货。

三、售后服务

客户投诉以及退货时:

对客户的投诉,我们要啦解问题出现的原因,并要采取措施,找到对策,避免下次出现。

客户要求退货,首先是尽可能的使客户接受我们所出现的问题。若能返修,则再对成品进行返修好后再出货。

很严重的就重新生产,补单生产再送货。

还有采用相互让步的折扣法。

有时只能按客户的要求来处理。最首要的是怎么样想法让公司同客房达到双赢。

四、怎么样沟通好使跟单工作做得更好

同本厂内的各部门沟通:

面对生产部门我们那就客户,所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通,让他们能更明确的啦解到在生产各单时,客户的意图,使生产更顺利,能更好的满足客户的要求。

一、工艺单

1先对工艺单进行文字处理,翻译成中文。

2参照和对照往年的工艺单进行核对(主要指老客户),研究是否有新的变化以及有不对的方面,着重看一下有无特殊要求,工艺单指示不明的方面要及时和客户沟通,如客户有不知道的方面可按照订单常规操作要求处理。

3对着工艺单进行逐项检查:(1)首先是主料,如面料的品种、纱支、结构、克重、颜色(特别留意特殊色,如麻灰);(2)辅料,包含拉链(是否特指,如YKK)、绳、扣、风眼、花边、松紧带、梭织布(应留意是否需要染色)、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。

4对照工艺单认真研究英绣花及其它处理形式,如面料丝光、水洗、扎染等(相关HTP订单中对英绣花地方没具体的材料,甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没明确指示,客户只有一个要求:效果好就行。虽然客户把这个权利给啦工厂,但也给工厂带来一定难度,要揣测客户的心态,自己要主动去创新设计几个东西。在这点上,应尽快适应客户的这种要求)。

二、核价

认真研究完工艺单后,安排进行核价,即填写核价单,在填写核价单时一定要清晰、认真,经过谁手该把关的没把好关的要负重要责任;建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表,以便以后核价遇到一样的面料时,可按固定的工艺去填制核价单,英绣花价格最好也有价格一览表。

1核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或相关面料生产的生产难易度,主要是与染整厂沟通,落实确信后,明确面料相关材料,以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重材料,留意面料的纱支与克重的对比,方便用料的核算。

2工艺室人员进行相关工艺用量的计算,此时要对辅料情况(特别是百家好事客户对辅料通常都是指定厂家,要对辅料的价格进一步落实好,以免大货投产后出现价格上的差异)进行具体解说,问明客户什么辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类,避免遗漏,客户有特殊要求的,更是需要特别说明。

3生产车间对照工艺单,进行生产量及加工费的计算,由于车间是参照工艺单进行计算,好多内容仅是“纸上谈兵”,所以有条件的尽量提供样衣,对工艺单上以及客户特别指示的,要一并具体告知(最好是书面)生产部门,以便尽量核算准确。

4汇总材料,核算价格。由于核价员习惯于按照自己明白的材料进行核价,所以在客户有特殊要求的时候,一定要有明确指示并做有关提醒,如面料有特殊要求(有无水洗等),辅料比较奇特,英绣花价格等。所有这一切,都一定具体准确的写到核价材料以及工艺单里,以便以后备查。

5报价时如对某些辅料及英绣花价格不明确的,报价时要注明所列辅料及英绣花的价格,如百家好事订单经常会指定辅料厂,而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测(客户指定辅料,跟单员一定要留意,如果跟单员没明确标注,跟单员要负主要责任;所有担任学会看核价单上的材料,一定要看清楚,把经手的材料要做到心中有数;有特殊要求的,一定要告诉核价员)。

三、备样

通常来说,报完价后,如客户觉得价格接近以及能够接受,会要求安排备样(原则上先谈价格,后打样;对新客户原则上不备样,备样要收样品费)。备样时主要留意(备样时关键是保证交期及质量,所以我们经手的材料务必要准确,与客户要求一致,才干保证样品及时得到确认,避免重复返工):(一)样品

1款式样,通常来说款试样主要是看做工的,能够用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行,尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2确认样,作为确认样,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好、因为通常来说,确认样是给设计师看的,因此一定是好的和准确的,符合设计师口味的,此项工作非常首要、如果做得不好,能够说前功尽弃,一切都是白费。

3产前样,通常来说是在大货面料出来以后,为啦保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看得样品,代表大货程度,也是客户对大伙的检验、为啦生产的方便,要求产前样一定符合客户对大货的一切要求,避免出现生产损失,安排起来一定要快。对HTP订单,大货下来后,再安排做大货产前样,待产前样确认后,进行大货生产。HTP订单不要求打英绣花样。

4广告样,广告样通常来说是在订单确信后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样品,齐色齐码,外观效果要好,一定要起到门面作用(广告样一定提前安排,不能临近再下备样)。

5齐色样,此项要求的客户比较少,能够灵活控制。对HTP的订单,客户要求在工艺单下达后,安排做销售样,而且对不好找的辅料可用类似或接近的代替,样衣发走后,安排核价、报价,然后等客户确认意见。

6水洗样,要保证成衣水洗尺寸,一定做好前提工作面料缩水率。

7船样,大多数客户船样要并到大货里,如该并入大货收费的船样未并入大货,跟单员应负主要责任。

六、合同的跟踪

在合同的执行进程中,要准时填报跟单表,及时给客户报告生产进度,并要及时汇总材料,整理订单,避免出现疏漏的方面,并及时与客户和生产部门沟通,对出现的意外情况要及时处理,如上报、与客户协商拖期、协调相关部门采取补救措施等。

在临近交期时,如生产进程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时,一定事先通知客户;当大货生产进程中,缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时,一定要及时通知客户(同时发样给客户)采取相关补救措施。

为啦大货生产可以顺利进行,首先要及时去生产厂看每天的生产情况。对客户确认迟缓或提供几个材料不及时,除啦沟通之外,还应有书面方式传真于客户或把生产进度情况告诉客户,并提醒有可能影响交期,同时,要排查生产环节中还可能存在的问题,要及时汇总情况,尤其是辅料。

品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验,并出具验货报告单(对发现的问题要提出整改建议和防范措施);客户来我司验货时,品管主管或品管员要陪同客户一起验货,并做好记录。

七、出货

根据合同的规定及与客户协商的最后结果,及时安排出货(HTP的客户可能不止一个,他对箱唛、条形码、包装袋会有不同要求,应该引起留意,并以书面方式下达给车间)1出货时间、数量、入货时间,及时通知有关部门(根据入货通知时间及时安排发货,如不能保证交货,衣时同船运公司或客户协商处理)2订舱、报关3办理内部发货手续4船样及有关事宜,船样通常在大货出货前一周给客户寄出。

八、发票的开具及货款回收

国际业务部单证员负责外销产品发票的开具,并负责填写开具外销发票的有关表格;国际业务部核算员负责内销产品发票的开具,由跟单员负责填写开具内销发票的有关表格。

跟单员负责内销货款的回收,及时督促客户办理,加快我司的资金周转。对外销产品货款的结算地方,信用证结算的,由跟单员督促客户及时为我司开具信用证,单证员负责对信用证的内容进行审核;电汇形式结算的,要在发货后,及时督促客户付款,避免坏帐损失的发生。

九、报帐

对我部门负责的采购及加工业务,要及时与生产厂进行对帐,在业务结束确认无误后,让对方开具符合我司要求的增值税专用发票,并按我司有关文件规定进行及时报帐。

对费用地方的报帐:差旅费,出差归来后,要及时报帐,详细按公司文件执行;其他费用的报帐,力求在费用发生的当月进行报帐,避免费用跨月报帐,影响公司及部门的利润核算。

十、材料的整理与归档

本部门所有人员对自己负责的所有材料要及时进行整理并归档,保持桌面清洁、材料摆放有序,分配到个人的档案橱要及时进行整理,保持材料的整体外观和实用性,不准乱放;对公用部分的办公用品等,要及时进行整理,个人的材料、样品、样布等不准随意乱放,如发现随意乱放者,将对责任人进行处罚。


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