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中天华溥张宏波：集团化运作背景下，总部应如何做好外派人员的管理
作者：中天华溥首席专家 张宏波
集团总部对分子公司的管理是一件很麻烦的事情，不仅要通过权限、架构、重要事项、流程制度来进行管理，为了将自己的管控意图真正落实到子公司实际运营中，还需要在一定程度上将总部人员外派到分子公司，由外派人员在子公司担任一定职务，在一定范围内代表集团总部行使管控权。
作为总部派出的管理者代表，外派人员的人事与管理关系仍然主要集中在总部，那么总部对这些外派人员的管理就成为总部人员管理的一个比较重要的课题。
1，外派人员的范围
我们首先来界定一下外派人员的范围，如果我对一家子公司属于绝对控制，公司的主要经营高层都是总部直接派出的，在人员管理上几乎等同于同一企业内部的管理，总部直接插手分子公司的各类决策与运营，外派人员的经营行为几乎很少受其他股东或者投资者的影响，直接听命于集团总部，这类外派人员不在我们讨论的范围之内。
我们这里所说的外派人员主要包括以下几类：
（一）参股企业：参股企业的经营权基本不掌握在我方手里，因此主要的经营管理人员应该不是我方派出，此时我方派出的外派人员基本属于外派董事、财务总监、分管副总或者相关关键职能的管理者。此类人员数量不会太多，也是根据合作协议中的多方博弈确定的职位人选，因此在参股企业中我方的管理处于劣势。
（二）上市公司：上市公司在集团下属各个分子公司中属于比较独立的组织，由于上市公司监管的原则，特别是证监会严禁大股东干涉上市公司的具体经营，使得集团对下属参股控股的上市公司一直缺乏管控办法。特别是当其他股东比较强悍，通过治理规则不断的对集团公司的管控提出挑战时更是如此，因此，对上市公司的管控，将主要依赖于外派到上市公司的董监高人员。
（三）不掌握实际运营权力的控股企业：对某些分子公司，集团公司虽然处于控股的地位，但是由于各种原因，或者是集团不懂子公司业务领域、或者是集团不太重视这块业务，无论如何，处于控股地位的集团公司，将下属企业的运营交给了其他股东甚至是职业经理人团队。因此即便是控股子公司，仍然不在集团的整体控制之下，此时集团公司对这类企业的管控就大部分依赖于外派人员。
总结起来看，我们所说的外派人员，在子公司中都属于少数派，一般不直接负责具体的经营工作，反过来说，如果分子公司的经营权力主要掌握在集团公司的手中，那么此类分子公司的外派人员管理不属于本文讨论的范畴。
2，外派人员的选聘
那么我们集团公司应该选聘哪类人员外派到这些分子公司呢？或者说外派人员应该具备哪些素质和特征呢？当然一些集团公司会通过能力素质模型详细的界定外派人员的具体要求，在这里我们仅仅从浅层次进行简单的总结。
业务层面：首先外派人员应该对分子公司的业务运营具有基本的理解，也就是应该熟悉外派到分子公司的业务情况。如果对分子公司业务不了解，是个门外汉，那么就很难真正理解公司各种经营行为的合理性，也很难从专业角度对公司的运营提出自己的意见，而这些专业的意见也就代表着派出集团的专业意见。外派人员不光应该对业务经营具有基本的了解，还应该熟悉财务、人力资源、战略等等各个方面的专业技能，因为有限的外派人员从各个不同的角度和层面代表集团公司，应该确保外派人员是一个全能者。
人际层面：外派人员在公司中属于少数派，他将面对其他股东代表和职业经理人团队，作为股东派出代表，他又相当于代表着出资人的利益，因此实际上形成了对公司业务经营和决策的监督。这种角色事实上在某种程度上与主要经营管理人员形成了某种程度的对立，这种对立也给外派人员的工作带来了实际的困难。因此，外派人员在比较恶劣的环境下，必须要具备一定的人际技能，也就是需要具备超强的与人打交道的能力，既能够代表股东、保护股东利益，又能够在一定程度上与其他人员达成一片，很好的促进分子公司的经营目标。
文化层面：由于长期工作生活在分子公司，远离自己的公司，因此外派人员在常年的压力下或许会存在着叛变的可能性。也就是外派人员被所在企业给同化了，本来应该是代表出资股东的权利和利益的，是出资股东的代言人，结果由于自己的意志不坚定以及对手的同化，并不能代表出资人的意志了，说话也倒向所在企业了。这种情况非常普遍，也就是所说的我们的外派人员叛变了，没法将我们股东的管控意图带下去了。因此要求我们的外派人员必须非常认同我们的文化，文化认同感高，就不会轻易的叛变，不会被轻易的收买。
3，外派人员的管理
我们的人员派出去以后，就涉及到如何管理的问题，只有有效的管理才能发挥外派人员的作用，通过外派人员保护我们出资人的权利以及利益。
程序性管理：
外派人员一定要懂规矩，他们一定要知道自己在外派企业中代表的是出资人的利益，而不是自己的意志。因此外派人员所说的每一句话都代表着出资人，所做的每一个表决都应该由出资人来承担责任。从这一层面来讲，外派人员应该习惯做一个传声筒、做一个肉喇叭，他所表达的意见应该是出资人的意见，而不是随心所欲，想说就说的。同时集团总部也应该做好对外派人员的专业性支持，一旦外派人员在子公司需要表决时，应该及时在总部层面作出专业决策，提供给外派人员。
外派人员的另一个职能就是一个监督者，一个信息传递者。外派人员应该随时将子公司的合法、合规性经营情况汇报给出资人，汇报给集团公司。通过这样一个窗口，集团公司能够随时了解子公司的经营运作情况，了解到他们有没有违反规定，甚至损害自己的出资权益。这种汇报会定期不定期的通过报告、报表、会议、信息沟通等多种渠道进行，既有临时非正规渠道，也有正规常规性渠道，如果不能满足这种要求，外派人员的工作就是失败的。
考核性管理
如何对外派人员进行工作成果的考核属于比较关键的问题，也会影响外派人员工作效果。通过我们的观察，我们经常会看到某些集团公司去考核外派人员时，考核标准是分子公司的经营业绩，比如销售额、利润、产值等。这里面就存在很大的问题，本来分子公司的经营权并不掌握在我们的手里，我们派出的外派人员也并不在核心的经营管理岗位，他们并不能对经营成果产生关键的影响，这时候你用产值等结果性指标来考核外派人员明显属于强人所难了。
从外派人员的主要职能，也就是信息传递者和监督者的角色来看，我们对外派人员的考核指标应该主要集中在这些领域，也就是外派人员是否按照要求将分子公司的经营管理信息上报给集团了，是不是拿回来准确无误的信息了，是不是将我们的意图准确的传递给分子公司了，是不是通过自己的监督检查，发现了分子公司的违规行为了。如果我们不能做到这一点，我们的外派就是失败的，就没有办法代表出资人行使自己的权力了。
日常管理
外派人员虽然人事关系属于集团公司，但是人却在分子公司工作，前面已经说过了，这样非常容易被分子公司同化，没办法保证集团公司的利益。因此应非常注意对外派人员的日常管理，不能把外派人员派出去以后就不闻不问、听之任之了。
外派人员的日常管理包括日常的福利待遇管理，不能说因为人在分子公司工作，就将他们看做分子公司的人，福利待遇都不考虑到人家，晋升也把人家排除在外，总是认为外派人员是为分子公司出力，这种想法是错误的，即便是在分子公司工作，也是为了集团公司的利益服务，可以说是我们的间谍人员、或者说是国家派出的大使。
外派人员还应该经常回到总部来进行业务交流活动，派到各个子公司去的外派人员，找个机会聚在一起，交流一下工作中心得体会，将遇到的问题拿出来大家讨论一下，取长补短，吸收其他家的经验来做好自己的工作，这些也都是非常重要的。而这些工作就一定要总部来统一筹划才可以，不可能由这些人员自发的组织。
组织管理
外派人员有时候觉得比较可怜，因为他们无论是工作的还是生活的事情，可能到了总部总是没有人管，到了总部来出差，也没有哪个部门是自己的娘家，甚至没个办公室坐着，这就不可避免的伤了外派人员的心，办完事总想赶紧回去，这种心态是没法保障总部的利益的。
因此我们建议要在总部专门设立外派人员的管理部门，包括外派人员提交上来的决议性报告，应该由这个部门统一牵头来作出决策，快速提供给外派人员去表决；包括外派人员专门提交上来的监督监控报告，应该由这个部门来统一接受汇总分析，提交给各部门去做决策依据；包括外派人员的日常生活工作，应该由这个部门统一来协调，就像外派人员的娘家一样，保护外派人员的个人利益、个人成长。
总之，随着集团公司越来越大的趋势，一个集团对其他企业的投资也会越来越多，那么也会不断的派出越来越多的外派人员，以前我们的管理专家对这方面的研究不多，忽略了这部分人的管理，未来我们将不断的遇到这种新的问题，也需要我们不断的去总结归纳。
2、外派人员管理办法：公司员工出差管理制度
公司员工出差管理制度
第一章总则
第一条为规范出差管理流程、加强出差预算的管理，特制定本制度。第二条本制度参照本公司行政管理、财务管理相关制度的规定制定。
第二章一般规定
第三条员工出差依下列程序办理。出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要，
事前予以核定，并依照程序核实。
第四条出差的审核决定权限如下：
1、当日出差
出差当日可能往返，一般由部门经理核准。
2、远途出差
由部门经理核准，报主管副总审批，部门经理以上人员一律由总经理核准。
第五条交通工具的选择标准
(1)短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。 (2)远途出差一般选择火车作为交通工具，特殊情况下采用汽车出行，一般火车超过六个小时可以选择卧铺出行，特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。
第三章出差借款与报销
第六条费用预算
坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划费用。第七条借款
(1)借款的首要原则是“前账不清，后账不借”
(2)出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约，并有总经理审批;
(3)借款要及时清还，公务结束后3日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。
(4)借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月工资收入。
借款金额原则上限制为：普通职员借款金额在1000~20xx元，主管级以上员工金额在1000~3000以内，特殊用途超过5000元等特大金额应上报到主管副总标明原因审批。
第八条报销
严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“报销单”→部门主管或经理审核签字→财务部核实→总经理审批→财务领款报销。
第四章差旅管理
第九条出差申请与报告
(1)出差之前必须提交出差申请表，注明出差时间、地点和事由，行政部据此安排差旅、住宿等事宜(见行政出差申请表)。
(2)将出差申请表送人力资源部留存、记录考勤。
(3)出差途中生病、遇意外或因工作实际，需要延长差旅时间的，应打电话向公司请示;不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。
(4)员工出差完毕后应立即返回公司，并于3日内(含出差回来当天)凭有效日期证明(如机票、车票等)到财务部办理费用报销、差旅补贴等手续。
(5)员工出差后，必须每日下午4点前向主管汇报工作，并写出详细的书面报告报总经理审阅。 (6)出差结束后，应于3日之内提交出差报告，并到财务部费用报销。
(7)未按以上手续办理出差手续或未经审批所发生的费用，公司将不予报销，并按旷工处理。第十条费用标准及审批权限，如下表所示。
公司工作人员出差，按以上规定标准报销，超支部分自理。同性别两人同行出差，公司要求住一个房间，以节省差旅费开支。
业务人员施工监理期间每日补住50元，电话补助10元。
出差补助费、实行定额包干。公司行政、财务部、市场部等中层管理人员出差，住宿费凭票据报销，标准按以上各级别标准报销。
工作人员及中层管理人员到地市级、县市级地区出差，当日完成工作能够返回的分别综合补助50元，能够当天返回的，须当天返回，特殊情况需相关领导批准。
工作人员及中层管理人员外出参加公司的参展(培训)会议，统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费，由会议费规定统一开支。无任何安排情况，实行实报实销。
第十一条出差补贴标准
(1)员工在出差当天的9:00前出发、17：00后返回公司的，可享受一天的出差补贴，否则不予计算出差补贴。
(2)远途出差者，计算出差补贴一般采取“去头留尾”的原则。例如，9号出差12号返回者，给予3天的出差补贴;
(3)出差补贴的标准根据员工的职位级别另行确定。
(4)出差期间不得另外报支加班费，法定节假日出差属业务特殊范畴。
第五章附则
第十二条下属与上级一起出差时，下属将扣除住宿补贴。
第十三条餐费、住宿费的支领标准，因物价的变动，可以由总经理随时通令调整。第十四条本管理制度经总经理核定后实行，修改时亦同。第十五条本管理制度如有未尽事宜，可随时修改。
第六章：附表
表1、出差审批单、出差审批单
表2、出差报告单
公司员工出差管理制度
第一章 总则
第一条 为加强出差预算的管理并做到有章可循特制定本制度。
第二章 差旅交通工具的管理
第二条 交通工具的选择标准：
（1）白天（6:00-19：00）乘车超过6小时（含），夜间（19:00-6:00）乘车超过4小时（含）可乘坐硬卧，低于上述时间应乘坐硬（软）座席位。
（2）远途（时间超过6小时）出差一般选择火车作为交通工具，特殊情况下采用汽车出行，一般火车超过六个小时可以选择卧铺出行，特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。
（3）差旅期间应尽量选择公共交通工具，机场和市区之间如无紧急情况应乘坐机场大巴，如需乘坐出租汽车，必须在报销时注明原因，该部分交通费随同机票一起报销。
（4）出差人员在出差地根据需要，原则上乘坐公交车、地铁，特殊情况可以考虑乘坐出租车。
第三章 出差人员的相关规定
第三条 短期出差人员的规定
（1）因工作需要离开工作常驻地前往国内其他地区，一个月以下的出差称之为短期出差。短期出差的员工每人150元住宿标准，同性别员工超出两位出差时，应入住双人或三人标间，有特殊情况报除外，但需先向总经理汇报并取得答复。
（2）深圳、珠海等地出差误餐补助标准为每人每天70元，其他地区出差午餐补助标准为每人每天50元。
（3）出差期间有对外招待餐报销时，参与招待餐的每人每次抵扣当天日误餐补助的一半。
第四条长期出差人员的规定
（1）由公司安排派往到外地且工作在一个月（含）以上的人员，称之为长期出差。对于长期出差的人员，为节约住宿费开支应在当地租房住宿。
（2）长期出差租房初期（指租房当月），可自行购买床上用品和生活用品，公司一次性给予每人300元的标准，凭票据报销，以后产生的相关费用则由个人承担。
（3）长期出差期间深圳、珠海等地出差误餐补助标准为每人每天50元，其他地区每人每天30元标准。
（4）长期出差期间每人每天给20元差旅补助，与误餐补助合并一起发放。
（5）出差期间有对外招待餐报销时，参与招待餐的每人每次抵扣当天日误餐补助的一半。
（6）长期出差期间如外出办事原则上乘坐公交车、地铁，特殊情况可考虑乘坐出租车。
第四章 出差借款与报销
第五条 借款
（1）借款的首要原则是“前账不清，后款不借”。
（2）出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约，并有总经理审批；
（3）借款要及时清还，公务结束后3日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。
（4）借款额度与借款人工资挂钩，参照出差费用标准，原则上不得超过借款人的月工资收入。
第六条 报销程序及出差费用的报销
严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“差旅费报销单”→总经理审核签字→财务部核实→财务领款报销。
第五章 差旅管理
第六章 附 则
第七条 出差报道
（1）原则上出差出发时间在中午12点以前的可以不来公司报到；出差出发时间在中午12点以后的要来公司报到，特殊原因不来公司的必须有总经理批准。
（2）出差返回时间（以机票、车票上的到达时间为准）在中午12点以前的要来公司报到；出差返回时间在中午12点以后的经总经理批准后可不来公司报到。
第八条 本市出差
（1）原则上要求使用本公司交通工具，不报销任何费用和补助；
（2）如因特殊原因未派车的，出差之交通费用凭乘车票据实数报销，乘坐出租车需取得总经理同意后方可；
第九条 市外出差：
（1）差旅费应据实填报，如发现有虚报不实者，除将所领差旅费追回外，并视情节轻重，予以惩处。
（2）出差不享受休息待遇，要保证每天工作时间和一定的工作绩效，但重大节假日（春节、元旦、劳动节、国庆节、中秋节、端午节）可酌情给以补贴。
第十条 出差纪律
（1）遵纪守法；
（2）遵守公司制度；
（3）注意安全，不从事危险活动；
（4）不从事有损公司形象、品牌形象、公司政策的活动；
（5）不谈论与公司形象、品牌形象、公司原则和公司政策相违背的言论；
（6）不给客户制造正常工作以外的难题和提出正常工作以外的要求；
（7）未经总经理批准，不得向客户借款；
（8）严禁挪用公司货款。
公司员工出差管理制度
第一章总则
第一条为规范出差管理流程、加强出差预算的管理，特制定本制度。
第二条为制度参照本公司人力资源管理、财务管理相关制度的规定制定。
第二章一般规定
第三条员工出差依下列程序办理。出差前应填写出差申请单。出差期限由派遣负责人视情况需要，事前予以核定，并依照程序核实。
第四条出差的审核决定权限如下：
1、当日出差
出差当日可能往返，一般由部门经理核准。
2、远途国内出差
由部门经理核准，报主管副总审批，部门经理以上人员一律由总经理核准。
3、国外出差
一律由总经理核准。
第五条交通工具的选择标准
(1)短途出差可酌情选择汽车作为交通工具。
(2)副总经理远途出差一般选择飞机作为交通工具。
(3)其他员工远途出差一般选择火车作为交通工具，部门经理、高级技术人员的报销级别为软卧，其他人员的报销级别为硬卧;特殊情况，可向总经理申请选择乘坐飞机。
第三章出差借款与报销
第六条费用预算
坚持“先预算后开支”的费用控制制度。各部门应对本部门的费用进行预算，做出年计划、月计划，报财务部及总经理审批，并严格按计划执行，不得超支，原则上不支出计划费用。
第七条借款
(1)借款的首要原则是“前账不清，后账不借”
(2)出差或其他用途需借大笔现金时，应提前向财务预约;大额开支，应按银行的有关规定用支票支付。
(3)借款要及时清还，公务结束后3日内到财务部结算还款。无正当理由过期不结算者，扣发借款人工资，直至扣清为止。
(4)借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月基本工资。
第八条报销
严格按审批程序办理。按财务规范粘贴“报销单”→部门主管或经理审核签字→财务部核实→分管副总审批→财务领款报销。
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